Microsoft Excel | Todo lo que debes saber

Usar Microsoft Excel de forma básica y sencilla, simplemente como hoja de cálculo, usando una o dos funciones, no tiene nada que ver con ser un experto en Excel. Esto último implica sacarle el máximo provecho al programa, hacer cada acción en el menor tiempo posible y conocer las funciones más interesantes que Excel nos proporciona.

En este artículo aprenderéis todo lo que debéis saber sobre Excel:

Atajos del teclado

Los atajos de Excel de teclado nos permiten hacer funciones de Excel pulsando apenas dos o 3 teclas. Esto supone un ahorro de tiempo, pues no tendremos que coger el ratón para ello. Por esto, conocer los atajos de teclado para las funciones más importantes, es algo que debes dominar si quieres ser un experto en Excel.

Visual Basic

Visual Basic combina un editor y el lenguaje de programación Visual Basic. Nos sirve para crear nuevas funcionalidades, que no se encuentran en Excel. Así, si eres un experto en Excel debes dominar el editor de Visual Basic, insertar macros de Excel con Visual Basic, hacer un formulario, utilizar las funciones de Excel con Visual Basic, etc.

Tablas dinámicas

Las tablas dinámicas son bastante poderosas en Excel, porque gracias a ellas se puede analizar gran cantidad de información y hacer informes sin usar una sola fórmula. Es una herramienta muy interesante pero que sólo los expertos en Excel saben utilizar. Por ello, si quieres ser uno de ellos, debes aprender a usar tablas dinámicas

Gráficos de Excel

Los gráficos son otra de las interesantes herramientas que Excel nos facilita pero saber utilizarlos, usando los más adecuados según los datos que vayamos a representar o el objetivo que tengamos, es también un conocimiento que tienen sólo los expertos en Excel. El programa nos facilita muchos tipos de gráficos y todos no son adecuados siempre

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Funciones de Excel a tener en cuenta

  • SUMA: esta fórmula suma los valores de las celdas en su interior. Soporta tanto celdas separadas como intervalos.
  • Restas: para restar los valores de dos celdas debes usar el símbolo de resta “-” entre ambas.
  • Multiplicaciones: para multiplicar los valores de dos celdas debes intercalar entre ellas un asterisco.
  • Divisiones: para dividir los valores de dos celdas debes incluir entre ellas la raya.
  • La fórmula promedio devuelve el valor de promedio aritmético de las celdas que pases o rango de celdas que pases como parámetro.
  • Conocer cuál es el mayor valor o el menor valor de un conjunto, tienes a tu disposición dos fórmulas de nombres previsibles: MAX y MIN. Las puedes usar con celdas separadas o rangos de celdas.
  • SI.ERROR es una fórmula que te sacará de más de un apuro. Con ella puedes evitar los errores #¡DIV/0! y similares. Esta fórmula te permite devolver un valor en el caso de que otra operación resulte un error. Esto es bastante común con divisiones, pues cualquier división entre cero dará error, pudiendo provocar una reacción en cadena de errores. La operación en cuestión puede ser una operación o cualquier otra fórmula.
  • SI es una de las fórmulas más potentes de EXCEL y es que con ella puedes devolver un resultado distinto según si se cumple la condición. De este modo, podrías usarlo para que una celda diga “APROBADO” si otra es un número superior a 5, o “SUSPENDIDO” si es inferior.
  • CONTARA es una de las fórmulas para contar valores. A diferencia del simple CONTAR, CONTARA cuenta también valores que no sean números. Lo único que ignora son las celdas vacías, de modo que te puede ser útil para saber cuántas entradas tiene una tabla, independientemente de si los datos son numéricos o no.
  • La fórmula CONTAR.SI es una especie de mezcla de las dos anteriores. Contará el rango de celdas especificado siempre y cuando cumplan ciertos requisitos. Estos puede ser que tengan cierto valor o que cumplan ciertas condiciones.
  • Esta fórmula genera un número aleatorio entre otros dos números dados, y por tanto resulta ideal cuando necesitas elegir algo al azar. El número generado cambia cada vez que se regenera la hoja (por ejemplo, cuando escribes un nuevo valor).
  • Los cálculos de fechas son siempre un tema peliagudo si los debes hacer a mano, pero todo es mucho más fácil cuando una fórmula hace el trabajo duro por ti. DIAS te dice el número de días que hay de diferencia entre dos fechas.
  • AHORA genera la fecha para el momento actual y es un dato que se actualizará automáticamente cada vez que abres la hoja o sus valores se recalculan (porque cambias una celda, por ejemplo). Esta fórmula no requiere de ningún parámetro.
  • DIASEM es otra útil fórmula relacionada con fechas, que devuelve de forma numérica el día de la semana de una fecha. El lunes es el 1, el martes es el 2, y así sucesivamente, aunque hay varias formas de empezar a contar, como puedes indicar en el segundo parámetro.
  • Excel convierte automáticamente las direcciones web en enlaces, pero si quieres crear un enlace con un texto distinto, necesitas usar una formula. Esa fórmula es HIPERVINCULO, con la cual puedes añadir enlaces a cualquier celda.
  • TRANSPONER cambia las filas por columnas y es una fórmula un poco especial. Debes aplicarla a una selección de filas que coincida de forma inversa con la tabla que quieres trasponer. Por ejemplo, si la tabla original tiene 2 filas y 4 columnas, necesitas aplicarla a 4 filas y 2 columnas. Además, es una fórmula de matriz, así que necesitas pulsar Control + Mayúsculas + Intro para aplicarla.
  • REEMPLAZAR es una útil fórmula con la cual puedes insertar o reemplazar parte de un texto. No consiste en reemplazar un texto por otro (esa es la fórmula SUSTITUIR), sino en insertar un texto en determinada posición y, opcionalmente, sustituyendo parte del texto original. Con sus dos parámetros eliges en qué posición se inserta el texto, así como a cuántos caracteres se eliminarán del texto original, después de esa posición.
  • CONCATENAR es una fórmula que te puede sacar de varios apuros. Su utilidad es tan simple como juntar varios elementos de texto en un único texto. Como parámetro no puedes especificar un rango de celdas, sino celdas individuales separadas por comas.
  • Los espacios de más en un texto pueden ser problemáticos pues no siempre los podrás detectar a simple vista. Una forma de acabar con ellos fácilmente es con ESPACIOS, que elimina todos los espacios de más de un texto, independientemente de dónde se encuentren.
  • ENCONTRAR es una fórmula con la cual puedes saber si el texto de una celda contiene otro texto. En caso afirmativo, la fórmula devuelve la posición en el texto donde se encontró la primera concurrencia. Si no, devuelve un error (acúerdate de usar SI.ERROR para controlar estos casos).

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